Im Einkauf bestehen nach wie vor Einsparpotenziale und dies nicht nur durch richtiges Sourcing, Volumenbündelung und harte Preisverhandlungen mit den Lieferanten. Auch der Einkaufsprozess selbst bietet bei vielen Unternehmen nach wie vor Verbesserungsmöglichkeiten beim Ablauf und im Hinblick auf die Transparenz.

Durch innovative Apps, die direkt in den SAP-Einkaufsprozess, also ins Modul MM, integriert sind, stellt B&IT eine IT-Lösung zur Verfügung, mit der die Freigabe von Bestellanforderungen (Banf) bzw. von Bestellungen wesentlich vereinfacht wird.

Freigabe von Bestellanforderungen mittels mobiler App

Grundlage sind die SAP-basierten Apps, die B&IT gemeinsam mit Kunden in Pilotprojekten entwickelt hat. Diese bieten bei der Freigabe von Bestellanforderungen (Banf) folgende Vorteile:

• Durchgängiger Banf-Prozess bei einfacher Handhabung
• Der Verantwortliche führt die Prüfung und Freigabe der Banf mittels einer benutzerfreundlichen App, die auf dem Smartphone oder Tablet PC läuft, durch
• Freigaben können auch im Flugzeugmodus, also offline, bearbeitet bzw. erteilt werden
• Aufgrund der verwendeten Technologien HTML5, JavaScript, JSON und CSS ist die Freigabe-App auf allen gängigen mobilen Geräten, z.B. iPhone, iPad (IOS), auf Android-Geräten sowie auf Windows Mobile-Geräten und klassischen Notebooks lauffähig
• Die SAP-basierten Apps von B&IT basieren auf einem Inside-out-Konzept, d.h. das SAP ERP-System ist führend. Die Geschäfts- und Datenlogik wie sie im SAP ERP implementiert wurde bildet also die Grundlage für die mobile Arbeitsweise

Funktionsumfang der App zur mobilen Bestellfreigabe:

• Login: Grundlage für die mobile Nutzung durch einen Anwender ist ein entsprechender SAP-User
• Persönlicher Arbeitsvorrat mit denjenigen Bestellanforderungen, die eine Entscheidung durch den Vorgesetzten oder durch eine andere Instanz erfordern
• Anzeige der Positionsübersicht zur gewählten Bestellanforderung, Detailansicht je Position
• Funktionalität für den Entscheid (Genehmigung, Ablehnung) und für Kommentare (Langtext) zur Begründung der Ablehnung einer Banf
• Freigaben sind auch im Flugzeugmodus, also offline, möglich. Dabei greift der Anwender auf den Letztstand des Arbeitsvorrats zu, der auf seinem mobilen Gerät verfügbar ist, bearbeitet die Bestellanforderungen und speichert diese anschließend auf seinem Gerät ab. Sobald das Mobile Device das nächste Mal online ist werden die Daten-Updates mit SAP ausgetauscht und im betreffenden SAP-Beleg abgespeichert
• Online-/Offline-Modus mit Status-Übersicht und leicht verständlichem Protokoll zum Datentransfer von und nach SAP. Voreingestellt ist der online-Modus, d.h. das mobile Gerät startet den Datentransfer mit SAP automatisch, sobald es eine Netzwerkverbindung erkennt
• Im Hintergrund läuft ein B&IT Workflow-Baustein, mit dem auch komplexe Freigabestrukturen durch Workitems und entsprechende Regeln, bei denen z.B. Wertgrenzen berücksichtigt werden, flexibel abgebildet werden können
• Die App-Funktionen, die dem jeweiligen Anwender zur Verfügung stehen, werden mittels SAP-Berechtigungskonzept gesteuert. Der mobile Anwender kann per se nur diejenigen Funktionalitäten und Daten nutzen, für die er im SAP ERP entsprechende Zugriffsrechte hat