emma besteht aus einer Internet-basierenden Management-Software für das Büro sowie aus einer Handy-Software für die Reinigungskräfte. Preis, Zuverlässigkeit und Qualität der erbrachten Reinigungsleistungen sind die wichtigsten Faktoren im Wettbewerb mit anderen Reinigungsunternehmen. Genau hier setzt emma an.
Kernidee der Lösung ist die Ausrüstung der Reinigungsmitarbeiter mit intelligenten Handys, die angesichts des Preises von weniger als 100 Euro für ein leistungsfähiges Gerät inzwischen erschwinglich geworden sind. Die Handys zeigen der Reinigungskraft in Form von Icons tagesaktuell, raumgenau und in Echtzeit an, welche Reinigungsleistungen zu erbringen sind. Dazu werden die vereinbarten Leistungen samt Periodizitäten und Feiertagsplänen einmalig in einer Datenbank erfasst. Diese raumgenaue Anzeige stellt sicher, dass alle vereinbarten Arbeiten erledigt werden, aber auch nur diese. Der Mitarbeiter bekommt damit eine bislang unerreichte Unterstützung in seinem Bemühen, seine Aufgaben vereinbarungsgemäß und möglichst effizient zu erledigen. Weniger Fehler bei der Reinigung bedeuten weniger Rechnungskürzungen, weniger Nacharbeit, weniger Dispositionsaufwand, weniger Kundenverluste und weniger Krankenstand durch zufriedenere Reinigungskräfte und besser motivierte Teamleiter. Die tatsächlichen Arbeitszeiten werden raumgenau erfasst und in Echtzeit mit den in der Auftragskalkulation angenommenen Leistungswerten verglichen. So können einzelne Räume, Reviere, Kunden und Mitarbeiter als Verlustbringer sofort erkannt und mit den passenden Maßnahmen in einen positiven Beitrag zum Gesamtergebnis umgemünzt werden. Mitarbeiter, die ihre Schicht nicht antreten, werden durch emma automatisch erkannt und können so durch Springer ersetzt werden, noch bevor sich der Kunde beschwert.
Die Handysoftware wurde zielgruppengerecht entwickelt und arbeitet fast ausschließlich mit Icons statt Texten. Damit gehören Sprachbarrieren bei der Vermittlung der zu erbringenden Reinigungsaufgaben der Vergangenheit an, die Einweisung neuer Mitarbeiter lässt sich erheblich schneller und mit besserem Ergebnis durchführen. Die erfassten Daten laufen in einem Internet-Portal zusammen, in dem sich Bürokräfte und das Management um deren Auswertung und Weiterverarbeitung kümmern können, z.B. in Form von Lohnabrechnungen, Kundenabrechnungen etc. Dort werden auch die Stammdaten erfasst und die Arbeitspläne für die einzelnen Mitarbeiter zusammengestellt. Auf Wunsch kann auch Kunden Einsicht in die protokollierten Leistungen gegeben werden. Damit bekommt das Reinigungsunternehmen eine wertvolle vertrauensbildende Maßnahme an die Hand.
Die Software kostet 9,90 * pro Mitarbeiter und Monat, die Gesamtkosten des Systems inkl. Handy und SIM-Karte können mit ca. 37,90 * pro Mitarbeiter und Monat angesetzt werden. Dagegen stehen realistisch erreichbare Einsparungen in der Größenordnung von 150-200 pro Mitarbeiter pro Monat. *alle Preise zzgl. gesetzl. MwSt.