Auch im Außendienst des Friseurbedarfsgroßhändlers aus Filderstadt war bislang der herkömmliche Auftragsblock ungeschlagen. Stift und Papier waren für die schnelle und umfangreiche Erfassung vor Ort beim Kunden die einzig funktionierende Lösung. Abends wurden die Aufträge des Tages gesammelt und an den Innendienst zur Bearbeitung übermittelt.
„Notebooks waren zu unhandlich und die Eingabe per Tastatur gänzlich ungeeignet.“, berichtet Hans Merkel, Vertriebsleiter bei FPE, „Diese Zettel-Wirtschaft war leider immer das einzig praktikable, aber die zeitlich verzögerte und gebündelte Übergabe von etwa 600 Auftragsformularen täglich an die Zentrale bedeutete einen enormen Aufwand für unseren Innendienst.“

Im Frühjahr dieses Jahres stattete die FPE in einem Pilotprojekt die Vertriebsmitarbeiter mit neuen Tablets aus, welche die Stifteingabe und Schrifterkennung unterstützen. Mit der installierten mobilen Anwendung der Firma EXEC Software Team GmbH ersetzt diese Lösung nun Papier und Stift durch Tablet mit Stift.
Die Web-Anwendung von EXEC wurde 2013 speziell für die schnelle Erfassung von Daten bzw. Auftragsdaten im Außendienst für Tablets entwickelt. Neben der einfachen handschriftlichen Erfassung, die die Notierung von Aufträgen auf Papierformularen 1:1 digital abbildet, bietet die Lösung nützliche und schnelle Erfassungsmethoden per Finger- oder Stifttipp. Integrierte Kunden- und Artikellisten mit schneller Suchfunktion ermöglichen die Auftragsausfertigung und Übertragung in maschinenlesbarer Form.

Hans Merkel und die am Test beteiligten Vertriebsmitarbeiter im Außen- und Innendienst sind begeistert, „der mobile SALES assistant funktioniert auch in ländlichen Regionen und Gebäuden, in denen kein Mobilfunkempfang möglich ist, da die Anwendung online und auch offline einwandfrei funktioniert.“

Lediglich für den Versand der Aufträge von unterwegs in die Zentrale muss eine Verbindung bestehen. So werden die vom Außendienst erfassten Aufträge zeitnah elektronisch an den Innendienst zur Weiterbearbeitung bzw. Kommissionierung und Versendung, übermittelt.

„Wir können nun eintreffende Bestellungen noch am gleichen Tag kommissionieren und am Folgetag bereits ausliefern!“, so Hans Merkel, „Das wurde von unseren Kunden natürlich äußerst positiv aufgenommen. Zudem sparen unsere Mitarbeiter 1-2 Stunden täglich in der Nachbearbeitung am Abend, was dies bei über 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Außendienst bedeutet, muss ich nicht vorrechnen!“
Aufgrund des erfolgreichen Tests und der durchweg positiven Resonanz von Kunden und Mitarbeitern entschloss sich das Management rund um Vorstand Ulrich Spohn, allen FPE-Außendienstmitarbeitern zukünftig die Lösung zur Verfügung zu stellen.
Inzwischen schreiben ein Drittel der Mitarbeiter im Außendienst sämtliche Aufträge per Windows- oder Android-Tablet. Das bewährte „alte“ Auftragsformular wurde digital exakt nachgebildet, die Einarbeitung war somit sehr einfach, alle Zusatzfunktionen sind selbsterklärend.

Gemeinsam mit EXEC plant FPE nun den nächsten Schritt im Projekt: die direkte Anbindung an ihr Warenwirtschaftssystem. Die aktuell eingesetzte PRO-Version des mobile SALES Assistant bietet bereits die Integration sämtlicher Kundendaten pro Außendienstmitarbeiter sowie den Zugriff auf sämtliche Artikeldaten, jedoch sieht die ENTERPRISE-Version von EXEC auch die direkte Übernahme der Aufträge in das kundeneigene Warenwirtschaftssystem vor. Reguläre Aufträge müssen nicht mehr händisch nacherfasst werden, sie laufen direkt ins System.