Die Änderungen betreffen dabei nicht nur den Wechsel von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC, sondern erfordern in vielen Organisationen einen hohen Umstellungsaufwand. Die Experten des eBusiness-Lotsen Ostbayern haben nun eine „Checkliste zur SEPA-Einführung“ veröffentlicht, die bei der Umstellung Unterstützung bietet.

Die Checkliste erläutert zunächst die Grundlagen von SEPA und zeigt die Anforderungen an die Organisationen des SEPA-Umstellungsprojektes sowie die IT-Systeme auf. In den meisten Organisationen ist eine Vielzahl von Systemen betroffen, die mit den neuen Datenformaten umgehen müssen. Mit einer relativ einfachen Erfassung der IBAN ist es keineswegs getan. In der aktuellen Spezifikation basieren die SEPA-Zahlungen auf einem standardisierten Zeichensatz ohne Umlaute oder Sonderzeichen. Die im Verwendungszweck zur Verfügung stehenden Stellen sind deutlich verringert und es gibt neue Textschlüssel (Purpose Codes), um Zahlungsvorgänge automatisch klassifizieren zu können. Kurz: das SEPA-Datenformat ist komplett anders aufgebaut als das bisherige DTA-Format. Betroffen sind dabei alle Unternehmensbereiche, nicht nur die Buchhaltung und das Rechnungswesen.

Ausführlich geht die Checkliste auf die verschärften Anforderungen bei Lastschriften ein. Sie zeigt, ob und wie bisherige Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umgedeutet werden können und demonstriert die Erfordernis einer korrekten Mandatsverwaltung. Neu bei SEPA ist die Pflicht, eine Lastschrift rechtzeitig vorab anzukündigen. Die Checkliste erläutert die notwendigen Fristen und liefert auch Textbeispiele für einzelne Vorankündigungen. Ebenso ändern sich die Einreichungsfristen bei Banken. War eine deutsche Lastschrift bisher auf Sicht fällig, d. h. quasi sofort nach Einreichung beim Zahlungsempfänger gutgeschrieben, müssen bei der SEPA-Lastschrift viel längere Vorlaufzeiten beachtet werden – teilweise über eine Woche vorher. Dadurch könnten ganze Geschäftsmodelle beeinträchtigt sein.

Für viele Organisationen bleibt noch einiges zu tun. Einer aktuellen Studie der Europäischen Zentralbank zufolge hinkt Deutschland bei der SEPA-Umsetzung weit hinter dem Zeitplan her. Dabei können die Folgen einer verschlafenen oder missratenen Umsetzung für Unternehmen fatal sein: Wenn die Umsätze plötzlich nicht mehr eingezogen werden können, weil die Bank Lastschriften des Unternehmens zurückweisen muss, bricht Liquidität weg. Im schlimmsten Fall drohen Zahlungsunfähigkeit und damit die Insolvenz. Bis zum Stichtag 1. Februar 2014 sind es nur noch rund 150 Arbeitstage. Höchste Zeit also sich darauf einzustellen. Es gibt keinen Plan B!

Die Checkliste zeigt in kompakter und übersichtlicher Form auf, was für Unternehmen noch zu tun ist. Denn SEPA wird kommen. Und wenn die Umstellungsphase überwunden ist, werden alle von den Vorteilen profitieren: Ein einheitlicher europäischer Zahlungsraum mit einem einheitlichen Rechtsrahmen, mit den gleichen Fristen, Laufzeiten und Datenformaten sowie vor allem mit denselben Kosten bei inländischen wie bei grenzüberschreitenden Zahlungen in Euro. Dabei soll die Checkliste zur erfolgreichen Umstellung ihren Beitrag leisten.

Die SEPA-Checkliste kann unter www.ebusiness-lotse-ostbayern.de/sepa-checkliste kostenlos heruntergeladen werden.

Ergänzende Unterlagen, Tipps und Veranstaltungshinweise zum Thema SEPA finden Sie auf www.sepa-wissen.de.

Weitere Informationen rund um die Themenbereiche E-Commerce und E-Finance stehen unter www.ebusiness-lotse-ostbayern.de zur Verfügung.