Mit dem Produkt „Tarsys Service – Die mobile Außendienst-Steuerung“ bietet die MSE Camsoft GmbH eine professionelle WEB-Lösung für Unternehmen, die Mitarbeiter im Außen- und Kundendienst effizient einplanen, steuern und überwachen möchten. Außerdem wird durch die zugehörige mobile Komponente der Außendienst nahtlos in die Unternehmensabläufe und die Datenverarbeitung eingebunden. Ein Soft- und Hardware-Mietkonzept runden das Angebot ab.

Tarsys Service besteht aus einer webbasierten Zentralkomponenten mit graphischer Einsatzplanung und Disposition, die zusätzlich durch geografische Funktionen unterstützt wird. Eine permanente Synchronisation der relevanten Daten zwischen Zentrale und Mobilgeräten (Smartphones, Tablet-PCs, Laptops) der Außendienstmitarbeiter sorgt für Aktualität auf beiden Seiten.

Tarsys Service ist als eigenständiges System verwendbar oder wird über ein sehr flexibles Schnittstellenkonzept an bestehende ERP-Systeme angebunden, wodurch diese eine mobile Komponente erhalten.

Zentralsystem
Die zentrale Einsatzplanung und Disposition überzeugt durch übersichtliche grafische Darstellung und weitestgehend intuitive Bedienung. Die Disposition, die Zuordnung der Mitarbeiter zu den geplanten Einsätzen, das zeitliche Verschieben von Einsätzen oder die Zuweisung eines anderen Mitarbeiters wird komplett über Drag&Drop-Funktionalitäten in einem übersichtlichen Tableau durchgeführt. Auch sämtliche Ausfallzeiten des Personals, wie z.B. Urlaub und Krankheit werden im Tableau visualisiert. Durch ständige Rückmeldung der aktuellen Auftragszustände, die farblich unterschienden werden, stehen alle erforderlichen Informationen für die zeitliche Einsatzplanung zur Verfügung. Unterstützt wird diese durch eine geografische Planung. In einer Landkarte lassen sich die Kundeneinsatzorte und die aktuellen Standorte der Mitarbeiter, die permanent von den Mobilgeräten geliefert werden, darstellen.

Besonders bei kurzfristigen Planänderungen ergänzen sich die übersichtliche zeitliche Darstellung der Einsätze und die geographische Ansicht mit Routenplanfunktionen zum Ermitteln der optimalen Lösung. Die Einsatzplanung für zukünftige Tage (Tagespläne, -Routen) wird ebenfalls durch Kartenfunktionen unterstützt.

Ebenso können auch die Qualifikationen der Mitarbeiter und die Lagerbestände von Ersatzteilen je Fahrzeug in den Planungsvorgang einbezogen werden. Auch Wartungen können für verwaltete Geräte/Maschinen definiert, überwacht und mobil abgewickelt werden.

Freigegebene Einsätze werden automatisch an die Mobilgeräte der entsprechenden Mitarbeiter versendet.

Mobilkomponente
Die übermittelten Einsatzdaten stellen die Arbeitsvorgaben des Außendienstmitarbeiters dar. Sie werden ihm in einer übersichtlichen Liste zeitlich sortiert angezeigt. Er weiß nun genau, wo und wann er was erledigen muss.
Statusänderungen (z.B. Bestätigung, Anfahrt, Ankunft, …) werden durch einfache Klicks ausgelöst und umgehend an die Zentrale gemeldet. Mittels einer menügeführten, detaillierten Auftragserfassung werden die Einsatzdaten eingegeben. Bereits geplante Artikel und Leistungen können geändert und neue, durch Auswahl aus den Stammdaten, hinzugefügt werden. Wird ein Fahrzeuglager geführt, verringert sich der Bestand für benutztes Material automatisch. Zum Abschluss bestätigt der Kunde die erbrachten Leistungen durch seine Unterschrift auf dem Display. Damit wird, falls entsprechend eingestellt, der Versand des Leistungsnachweises an den Kunden per Fax oder Mail ausgelöst. Beendet der Mitarbeiter seinen Einsatz, stehen sämtliche Daten in der Zentrale für die Weiterverarbeitung und Fakturierung bereit.

Sollte es nötig sein, kann der Mitarbeiter auch neue Einsätze am Mobilgerät erstellen. Diese können in den normalen Planungsvorgang in der Zentrale einfließen oder auch direkt ausgeführt werden.

Außerdem ermöglicht eine Nachrichtenfunktion den schriftlichen Informationsaustausch zwischen Zentrale und mobilem Mitarbeiter. Telefonieren ist mit dem Mobilgerät selbstverständlich auch möglich.

Miete
Durch das angebotene Mietkonzept, das Hosting, Soft- und Hardware umfasst, können Unternehmen die Vorteile der Softwarelösung nutzen und gleichzeitig ihren finanziellen Spielraum erhalten. Lediglich für die Einrichtung im zentralen System und für das Erstellen der Schnittstellen zu einem vorhandenen ERP – System fallen einmalig Dienstleistungskosten an.