Manager, die diese Funktion ausüben, werden deshalb auch Fuhrparkleiter, Flottenmanager oder dergleichen genannt. Die hierarchische Einordnung ist uneinheitlich geregelt. Oft gehört diese Funktion zum Facility Management, das neben funktionierenden Immobiliengrundlagen für den Unternehmenszweck auch die notwendige Mobilität sicherstellt. Erst ab einer Fuhrparkgröße von regelmäßig über 200 Fahrzeugen sind in Unternehmen auf das reine Flottenmanagement konzentrierte Funktionen anzutreffen.

Bedeutung von Flotten für den Automobilmarkt

In Deutschland gibt es ca. 1,2 Mio Flotten, die einen PKW und Kombibestand von über 4 Mio Fahrzeugen umfassen. Bereinigt um Zulassungen auf Hersteller und Handel sowie Mietwagen sind sogenannte echte Firmenwagen inzwischen die mit Abstand größte Nachfragegruppe im Markt.

Funktion Flottenmanagement

Unter Flottenmanagement oder Flottensteuerung wird konkret das Verwalten, Planen, Steuern und Kontrollieren von Fahrzeugflotten (Fuhrpark) oder die strategische Planung und operative Steuerung der Mobilitätsanforderungen eines Fuhrparks unter Berücksichtigung der übergeordneten betrieblichen Zielsetzungen verstanden. Unverständlich wird in diesem Zusammenhang, dass der Fuhrparkleiter anders als der Finanzleiter, der Personalleiter, der Vertriebsleiter und viele andere Fachleiter keine ähnlichen Ausbildungsgänge wie diese durchlaufen kann. Gleichwohl sind in dieser Funktion umfangreiche Anforderungen und erhebliche Verantwortungen gebündelt, die technische, kaufmännische und rechtliche Aspekte umfassen.

Professionelles Flottenmanagement bedient sich regelmäßig notwendiger und am Markt angebotener Instrumente. Auf der Basis betrieblicher Anforderungen und vor dem Hintergrund von Fuhrparkgröße und in strategische Personalpolitik eingebetteter Car Policy reichen diese u.a. von Beschaffungstools mit Car Configurator über Verwaltungsprogramme, Schadenmanagement, Serviceabkommen bis zu Fragen der Aussteuerung und zunehmend sogenannte Green Fleet Bestrebungen. Ob der Königsweg in der Auslagerung zu Full Service Organisationen liegt, darf hier bezweifelt werden. Oft ist das im Unternehmen auch zum Fuhrpark vorhandene Know How nicht ohne Reibungsverluste zu externen Dienstleistern sicher zu stellen. Mindestens wird weiterhin eine Schnittstelle von intern Verantwortlichen zu denen, die dann bei Dienstleistern die Facharbeit machen, unverzichtbar sein.

Selten wird in die Planung und Umsetzung die Frage einbezogen, ob es direkt aus dem Fahrzeug lieferbare Informationen gibt, die das Flottenmanagement wirksam unterstützen können. Unverzichtbar sind diese Informationen bei dezentralen Fuhrparks ohne teure Informationsbeschaffungsprozesse etablieren und betreiben zu müssen. Wichtige Informationen lassen sich aus der Fahrzeugelektronik und dem jeweiligen Fahrbetrieb gewinnen. Ist dies bei LKW bereits etablierte Praxis setzt sich diese Erkenntnis bei Flottenverantwortlichen auch für PKW immer mehr durch. Der Trend und die Notwendigkeit, auf allen Gebieten betrieblicher Praxis modernste Technik einzusetzen, unterstützen diese Überlegungen.

Telematik als Grundlage moderner Fuhrparkverwaltung

Welchen Herausforderungen sieht sich zeitgemäßes Fuhrparkmanagement gegenüber? Neben nutzungsgerechter Versteuerung der Dienstwagen kommen regelmäßige Führerscheinkontrolle, Tankdatenmanagement, automatisierte Fahrzeuginformationen, Poolwagenbuchung und –verwaltung, Einsatz und Kontrolle von Fahrtenbüchern, Schlüsselverwaltung und –ausgabe, Ortung und Spurverfolgung, Auftragssteuerung, betriebliches Car Sharing und weitere Anforderungen hinzu. Alle diese Aufgaben können mit intelligenten Telematik-Systemen im Zusammenspiel mit webbasierten Informations- und Verarbeitungssystemen gelöst werden. Wenn dies dann noch in integrierten Systemen erfolgt, kann der Flottenmanager je nach Priorität und Problemlösung seine Auswahl und die Reihenfolge einer Einführung und Nutzung treffen. Etablierte Anbieter stellen den verantwortlichen Umgang mit Datenschutz und Schutz der Privatsphäre sicher und beherrschen die Technik auch unter fiskalischen Anforderungen. Der Einsatz dieser Technik in PKW-Flotten hilft nicht nur die Prozesskosten bei der Steuerung der Firmenfahrzeuge deutlich zu verringern, aktives CO2-Management zu betreiben sondern auch einen elementaren Beitrag zum kommerziellen Erfolg des Unternehmens zu leisten.