Heute wird die Zeiterfassung längst nicht mehr mit einer Stempeluhr und einer Stempelkarte aus Pappe ausgeführt, sondern vielfältige neue Möglichkeiten stehen zur Auswahl. Nicht nur die Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit, sondern auch die Auswertung wird damit ermöglicht; das moderne Zeiterfassungssystem ist computergebunden. (http://www.ringer.de/produkte/zeiterfassung/index.php)

Die modernen Zeiterfassungssysteme bestehen aus einem Terminal, an dem sich die Mitarbeiter entweder mit einer elektronischen Karte oder bereits mit ihrem Fingerabdruck an- und abmelden; in Echtzeit werden diese Daten an einen Computer übermittelt und stehen dann zur Auswertung zur Verfügung. Auf diese Daten können Abteilungsleiter, aber auch Mitarbeiter der Lohnabrechnung und der Personalabteilung zugreifen, der Zugriff kann mit Passwort geregelt werden. Eine Zeiterfassungssoftware dient der Auswertung, sie berechnet, wie viele Stunden die Mitarbeiter tatsächlich anwesend waren.

Dort, wo Mitarbeiter auswärts arbeiten, wird die mobile Zeiterfassung angewendet, die Mitarbeiter können sich über ihr Smartphone an- und abmelden. Diese mobile Zeiterfassung ist in das Zeiterfassungssystem integriert, die Daten werden auch hier in Echtzeit übertragen.

Das Zeiterfassungssystem liefert nicht nur eine Auswertung für die Lohnabrechnung und für die Vorgesetzten. Auch die Mitarbeiter werden informiert, wie viele Stunden sie tatsächlich anwesend waren. Aufgrund der Informationen können sie Überstunden abbauen, aber auch Fehlstunden aufarbeiten, in Absprache mit ihren Vorgesetzten. Die Zeiterfassung kann auch genutzt werden, um den Urlaub der Mitarbeiter zu planen und Überschneidungen zu vermeiden.